NDA entre empresas y con la administración: cómo asegurar la confidencialidad en cualquier colaboración

En un entorno donde la colaboración es clave para innovar, compartir conocimiento y desarrollar soluciones conjuntas, proteger la información que circula entre actores públicos y privados ya no es opcional. Desde licitaciones hasta consorcios de innovación, pasando por acuerdos de transferencia tecnológica o contratación pública, los flujos de datos sensibles se multiplican. Y con ellos, los riesgos.

El acuerdo de confidencialidad, NDA por sus siglas en inglés ("Non-Disclosure Agreement"), es la herramienta legal que permite compartir información estratégica con garantías. Pero en 2025, su utilidad real no depende solo de su redacción. También exige medidas técnicas y organizativas alineadas con la madurez digital actual: control de accesos, trazabilidad, firmas electrónicas y verificación de integridad documental.

Un NDA es un contrato por el que las partes se comprometen a no divulgar información confidencial compartida durante una colaboración. Su uso no es nuevo, pero se ha intensificado en el marco de la transformación digital, la interoperabilidad entre sistemas públicos y privados, y el crecimiento de modelos como la compra pública de innovación o los sandbox regulatorios.

En España, su aplicación encuentra respaldo legal en normas como la Ley 1/2019 de Secretos Empresariales, que exige que quien quiera proteger su información demuestre que ha adoptado medidas razonables para ello. Un NDA bien gestionado es una de esas medidas clave.

Casos típicos donde conviene firmar un NDA

Los escenarios son numerosos: participación en concursos públicos donde se intercambian propuestas técnicas sensibles, proyectos de I+D con financiación pública, cesión de algoritmos, intercambio de documentación técnica o colaboraciones entre pymes y grandes empresas en el marco de estrategias de digitalización.

Diferencias clave entre acuerdos empresa–empresa y con administraciones

Cuando se trata de entidades privadas, el foco suele estar en proteger el conocimiento o las oportunidades comerciales. En cambio, los NDAs con administraciones públicas exigen un nivel extra de trazabilidad y transparencia. A menudo deben cumplir con exigencias normativas sectoriales, obligaciones de acceso a la información y validación mediante firma electrónica cualificada.

En este sentido, es importante elegir el tipo de firma adecuado:

La firma simple puede ser válida en intercambios informales o de bajo riesgo.

La firma electrónica avanzada es adecuada cuando hay datos personales o compromisos jurídicos moderados.

La firma cualificada, conforme a eIDAS2, es la única que garantiza pleno valor legal en entornos regulados y suele ser requerida en procedimientos administrativos formales.

Un buen NDA debe dejar poco espacio a la ambigüedad. Es fundamental definir qué se entiende por “información confidencial”, cuál es el objeto del acuerdo, cuánto tiempo dura la obligación de confidencialidad, qué usos están permitidos, cómo deben protegerse los datos compartidos y qué ocurre en caso de incumplimiento. También conviene regular qué sucede una vez finalizada la colaboración: ¿la información debe ser devuelta, destruida, archivada?

Errores comunes a evitar

Uno de los errores más frecuentes es utilizar modelos genéricos sin adaptarlos al caso concreto. También es habitual no contemplar mecanismos técnicos de protección como control de accesos o trazabilidad, lo que debilita la capacidad de demostrar cumplimiento. Y no menos importante: muchos NDA omiten la parte operativa posterior a la firma, como la eliminación segura de documentos o la conservación de evidencias.

Firmar un NDA es solo el inicio. Para que sea efectivo, es necesario limitar el acceso a la información protegida, de forma que solo personas autorizadas puedan consultarla, editarla o transferirla. Establecer perfiles diferenciados y aplicar el principio de mínimo acceso necesario es clave.

La firma electrónica, preferiblemente avanzada o cualificada, refuerza la validez del NDA. Si se acompaña de un sellado de tiempo, mecanismo que añade una marca digital con fecha y hora verificables, se puede acreditar con precisión cuándo se firmó el documento, algo especialmente relevante en caso de conflicto o auditoría.

Registrar quién accede a qué, cuándo y en qué condiciones; conservar versiones anteriores del documento; y disponer de logs de actividad son prácticas fundamentales para garantizar que el NDA no es papel mojado, sino un compromiso verificable.

Estas herramientas digitales no son opcionales: son las que permiten demostrar, llegado el caso, que se han cumplido las obligaciones pactadas y que se han adoptado medidas de protección razonables.

Blockchain permite registrar de forma inmutable la existencia de un NDA y sus posibles versiones, sin necesidad de revelar su contenido. Este registro se basa en lo que se conoce como una huella digital o hash, un código único generado a partir del contenido del documento. Si el archivo cambia, aunque sea mínimamente, el hash también cambia, lo que permite detectar cualquier alteración.

De este modo, se puede verificar que un NDA existía en una fecha concreta, que no ha sido modificado desde entonces y que su integridad se mantiene, sin necesidad de mostrar el texto original. Esta capacidad de demostrar autenticidad sin exponer la información aporta una capa extra de confianza y confidencialidad en entornos sensibles.

ISBE como infraestructura interoperable y alineada con marcos europeos

La Infraestructura de Servicios Blockchain de España (ISBE) ofrece un entorno público-permisionado en el que las evidencias pueden registrarse de forma trazable, auditable y compatible con los estándares europeos de identidad digital y protección de datos (eIDAS2, RGPD). Es una red diseñada para casos como este: acuerdos entre empresas y administraciones que requieren tanto confidencialidad como cumplimiento normativo.

En primer lugar, los riesgos legales. Un NDA mal redactado, incompleto o sin respaldo técnico puede ser declarado nulo o resultar ineficaz ante un conflicto. Si no se puede probar cuándo se firmó o bajo qué condiciones, defender los derechos ante un uso indebido de la información será muy difícil.

En el plano operativo, una mala gestión del NDA puede derivar en filtraciones, duplicación no autorizada de desarrollos o pérdida de control sobre documentos clave. Esto puede comprometer proyectos estratégicos, ralentizar decisiones o afectar la competitividad de una organización.

Y, por último, está el riesgo reputacional. Una filtración, aunque sea involuntaria, puede poner en duda la fiabilidad de una empresa o administración. Las consecuencias afectan no solo a la relación con el socio afectado, sino también a la imagen institucional y a futuras oportunidades de colaboración.

Un NDA eficaz no termina con la firma: debe gestionarse activamente en cada fase del proyecto. Estas son las claves en cada etapa:

Antes de firmar: definir con precisión qué información se protege, durante cuánto tiempo y qué tipo de firma electrónica se utilizará, según el nivel de exigencia legal.

Durante la colaboración: controlar quién accede a la información, firmar correctamente las versiones del documento y mantener registros de actividad que permitan verificar el cumplimiento del acuerdo si fuera necesario.

Después del proyecto: conservar las evidencias (firmas, logs, sellos de tiempo) durante el plazo pactado y eliminar de forma segura los datos si así se ha acordado.

En resumen, un NDA bien gestionado no es solo un contrato: es una herramienta activa para proteger la información sensible de principio a fin.

La nueva legislación europea, como el reglamento eIDAS2 y la directiva NIS2, impulsa una gestión documental más robusta y homogénea. Los acuerdos contractuales, incluidos los NDAs, deben poder verificarse, auditarse y compartirse digitalmente sin perder validez legal ni control sobre su integridad.

En este escenario, ISBE se consolida como una infraestructura de confianza. Permite registrar la existencia de un acuerdo, firmarlo con identidad cualificada, trazar su evolución y verificarlo sin exponer su contenido. Todo ello bajo una red público-permisionada alineada con los principios de interoperabilidad, soberanía digital y gobernanza distribuida, clave para las colaboraciones seguras entre empresas y administraciones.

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